Jos meiltä kysytään, yrittäjänä paras päivä kuukaudesta on laskutuspäivä ja hyvänä kakkosena tulee palkanmaksupäivä. Yrittäjänä sinulla on vapaus päättää milloin ja kuinka paljon maksat itsellesi palkkaa. Palkanmaksuun liittyy monia asioita joita on hyvä ottaa huomioon, joten kokosimme tähän artikkeliin tietoa aiheesta it-freelancerin avuksi.

Yritysmuodolla on vaikutusta palkanmaksuun, ja tässä artikkelissa käsittelemme asiaa it-freelancerin perustaman osakeyhtiön näkökulmasta.

Mitä asioita freelancerin tulee huomioida ennen palkanmaksua?

Yrityksen varallisuus on isoin palkanmaksuun vaikuttava tekijä. Yrityksen tilillä pitää olla palkanmaksun jälkeen katetta myös yrityksen juokseviin kuluihin, kuten kirjanpidon kuluihin sekä maksamattomiin veroihin, kuten arvonlisäveroon. Tiedossa olevien kulujen lisäksi on järkevä kerryttää ja ylläpitää myös puskuria yllättäviä kuluja tai yrittäjän lomia varten.

Minkä verran itselleen kannattaa maksaa palkkaa?

Tähän kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta, vaan tilannetta täytyy katsoa jokaisen oma henkilökohtainen tilanne ja verotus huomioiden. Tämän takia asiaa kannattaa selvittää huolella yhdessä oman kirjanpitäjän kanssa.

Freelancerina kannattaa pitää oma palkka kohtuullisena ja jättää loput varat yrityksen voittovaroiksi (eli sijoittaa/säästää varat yhtiönä). Järkevää on lähtökohtaisesti nostaa palkkaa sen verran mikä riittää itselle elämiseen. Palkanmaksun lisäksi yrityksestä voi maksaa vuosittain ansiotulo-osinkoa sekä hyödyntää luontoisetuja, verovapaita päivärahoja ja kilometrikorvauksia.

It-freelancerin palkanmaksu käytännössä

Freelancer maksaa yleensä itselleen palkkaa täysin omistamastaan osakeyhtiöstä. Osakeyhtiön palkanmaksuun sisältyy palkan laskeminen, maksaminen, tilitykset ja ilmoitukset eri tahoille, sekä palkkalaskelman laatiminen ja toimittaminen omalle kirjanpitäjälle.

Palkanmaksussa tulee ottaa huomioon esimerkiksi seuraavat asiat:

• Annettujen luontoisetujen ilmoitus verotukseen
• Kulukorvausten ja kilometrikorvauksen laskeminen sekä ilmoittaminen
• YEL / TYEL eli vakuutusmaksut sekä yrittäjän SAVA-maksu
• Verokortti, ennakonpidätys ja palkansaajan ansiotuloverotus
• Ilmoitukset verottajan ylläpitämään tulorekisteriin
• Palkkalaskelman oikeaoppinen laatiminen

Palkanlaskenta käsin on työlästä ja se saattaa vaatia ajankohtaisen lainsäädännön tuntemista ja sen ammattimaista tulkintaa. Tämän takia freelancerin ei kannata huolehtia omaan palkanmaksuun liittyvistä yksityiskohdista manuaalisesti itse.

Hyvä vaihtoehto manuaaliselle palkanlaskennalle on ulkoistaa palkanlaskenta kirjanpitäjälle tai käyttää palvelua, joka hoitaa palkkalaskelman laatimisen puolestasi. Freelancerille tälläisiä palveluita ovat esimerkiksi palkka.fi sekä palkkaus.fi. Niiden avulla voit omatoimisesti hoitaa palkanmaksun ja siihen liittyvät velvollisuudet web-sovelluksen kautta tapahtuvan ohjatun prosessin avulla. Edellä mainittujen palveluiden käyttö on helppoa, ja niiden käyttö maksaa noin kymmenen euroa per palkka.

Tämä on pieni hinta verrattuna siihen vaihtoehtoiskustannukseen että käyttäisit aikaasi laskutettavan työn sijaan palkanmaksuun ja siihen liittyvien yksityiskohtien opetteluun.

Kulukorvausten huomioiminen palkanmaksussa

Ennen palkanmaksua kannattaa ottaa huomioon myös kulukorvaukset. Mikäli sinulle kertyy tilapäisiä työmatkoja jotka ovat yli 15 kilometriä, olet oikeutettu niiden osalta kilometrikorvauksiin sekä päivärahaan. Yritykselle nämä ovat vähennyskelpoista menoa ja sinulle verovapaata tuloa. Vuodessa matkoista voi kertyä huomattavia summia.

Huomioi kuitenkin, että normaali päivittäinen asunnon ja työpaikan välinen matka ei ole verotuksessa “tilapäinen työmatka”. Päivittäisen matkan työpaikalle voit vähentää omassa henkilökohtaisessa verotuksessa.

Matkakuluista tulee laatia huolella tehty matkalasku, joka toimitetaan omalle kirjanpitäjälle. Matkalaskusta tulee käydä ilmi matkan alkamis- ja päättymisajankohta, matkakohde, käytetty kulkuneuvo sekä matkan tarkoitus. Matkalaskuun voidaan myös liittää myös tositteet matkalla syntyneistä kuluista, jotka on maksettu matkan aikana yrittäjän omista varoista.

Korvaukset vuonna 2022 kotimaan matkoista:

• osapäiväraha 20 euroa (työmatka yli 6 tuntia)
• kokopäiväraha 45 euroa (työmatka yli 10 tuntia)
• omalla autolla kuljettaessa kilometrikorvaus 0,46€//km

Yhtiön varallisuuden jakaminen osinkoina

Osingot ovat freelancerille palkanmaksun ohella yksi tapa nostaa varoja yrityksestä. Osinkoa voidaan jakaa, jos yrityksesi on tehnyt voittoa ja kerryttänyt omaa pääomaa yhtiön taseeseen.

Osinkojen jakaminen mahdollistaa siis yhtiön voittovarojen nostamisen yhtiöstä yrittäjän henkilökohtaiseksi varallisuudeks ilman palkanmaksua.

Osinkoja jaetaan yleensä kerran vuodessa tilinpäätöksen ja varsinaisen yhtiökokouksen yhteydessä. Osinkoja voidaan jakaa vaikka monta kertaa vuodessa, mutta osingonjako vaatii hallituksen esityksen osingonjaosta seä yhtiökokouksen päätöksen sen toteuttamisesta.

Freelancer on yleensä yhtiön hallituksen ainut jäsen sekä koko osakekannan omistaja. Tämä tarkoittaa sitä, että varsinaisia kokouksia ei tarvitse pitää. Prosessista tulee silti freelancerille (tai kirjanpitäjälle) paperityötä tehtäväksi, koska päätöksenteko osingonjaosta pitää vahvistaa muodollisesti hallitus/yhtiökokousten pöytäkirjojen avulla. Osinkotuloja verotetaan eri tavalla riippuen, onko kyseessä listattu vai listaamaton yhtiö. Tässä artikkelissa tarkastelemme tässä listaamattoman yhtiön osinkojen jakoa it-freelancerin näkökulmasta.

Muista jälleen oman kirjanpitäjän konsultointi!

Kuinka osinkoja maksetaan?

Yrittäjälle osinkotulot ovat henkilökohtaisessa verotuksessa joko yrittäjän pääomatuloa ja/tai ansiotuloa. Pääomatulosta maksetaan aina kiinteää 30% tai 34% pääomatuloveroa ja ansiotulosta maksetaan henkilökohtaisen veroprosentin mukaisesti. Poikkeuksen tähän tekee nykylainsäädännössä määritetty pääomatulo-osinko.

Pääomatulo-osingon ideana yhteiskunnan vinkkelistä on se, että se kannustaa yrittäjää nostamaan jonkin varallisuutta yhtiöstä vuosittain ja tämän myötä tuottamaan verovaroja valtiolle. Muuten yrittäjälle olisi yleensä kannattavampaa säilyttää varallisuutta yhtiössä (tästä ei realisoidu verotuloja valtiolle yhteisöveron lisäksi).

Pääomatulo-osinko on yleisesti ottaen hieman kontroversiaalisena pidetty verohelpotus yrittäjille, ja sille löytyy niin puolestapuhujia kuin vastustajia. Tämä veroetu saattaa siis poistua jos lainsäädäntöä listaamattoman yhtiön osingonjaosta päätetään muuttaa.

Osinkojen maksamisen verotus.

Lisää tietoa osinkojen verotuksen laskemisesta vero.fi sivuilta.

Jaettu osinko enintään 8 % osakkeiden matemaattisesta arvosta

Freelancerin osakeyhtiön (osakkeiden) matemaattinen arvo saadaan yksinkertaisesti laskemalla yhteen kaikki yhtiön varat ja vähentämällä siitä yhtiön velat (vieras pääoma). Jos osinkoina jaetaan enintään 8% yrityksen matemaattisesta arvosta, verotetaan sitä pääomatulo-osinkona.

Kun pääomatulo-osinko on enintään 150 000 euroa, siitä

• 25 % on veronalaista pääomatuloa
• 75 % on verotonta tuloa.

Osingon 150 000 euroa ylittävästä osasta

• 85 % on veronalaista pääomatuloa
• 15 % on verotonta tuloa.

Tämä 150 000 euron raja on osakaskohtainen, ei yhtiökohtainen. Toisin sanoen kaikki samana vuonna saamasi listaamattomien yhtiöiden osingot lasketaan yhteen ja maksat veroa tuon yhteissumman perusteella.

Freelancerin kannattaa käytännössä aina nostaa osinkoja 8% yhtiön nettovarallisuudesta, koska se on verotuksen kannalta tehokasta, vaikka varoja ei varsinaisesti haluaisi kotiuttaa yhtiöstä. Nämä pääomatulo-osinkona jaetut varat voi nimittäin lainottaa takaisin yhtiöön osakkaan myöntämänä pääomalainana.

Tällä tavalla varallisuus (-pieni määrä veroja) säilyy yhtiön taseessa, mutta varat on myöhemmin nostettavissa verovapaasti pääomalainan takaisinmaksuna. Näin voit tehokkaasti hyödyntää verohelpotuksen, vaikka et haluaisikaan jakaa yrityksen voittovaroja itsellesi vielä tässä vaiheessa.

Jos saamasi osingon määrä on yli 8 % osakkeiden matemaattisesta arvosta, yli menevää osaa kutsutaan ansiotulo-osingoksi.

Ansiotulo-osingosta

• 75 % on veronalaista ansiotuloa
• 25 % on verotonta tuloa.

Ansiotulo-osinkoa osakkaalle verotetaan kuten palkanmaksua, eli progressiivisesti oman veroprosenttisi mukaisesti ansiotulona. Ansiotulo-osinkona jaettu varallisuus siis kasvattaa yrittäjän omaa veroprosenttia ja tätä myötä kaiken ansiotulon verotusta.

TL;DR

Varojen nostaminen yrityksestä on monimutkaista ja riippuvaista nykyisestä lainsäädännöstä. Sen takia varjojen nostaminen kannattaa suunnitella yhdessä oman kirjanpitäjän kanssa. Hyvä kirjanpitäjä osaa auttaa sinua ja vastata kysymyksiin osinkoihin sekä palkanmaksuun liittyen.

Meidän mielestämme useimmat palkanmaksuun liittyvät toimet ovat freelancerin näkökulmasta järkevää ulkoistaa asiantuntijalle, tai hoitaa ne erilaisten palkanmaksuun suunniteltujen palveluiden avulla.

Voit myös kuunnella aiheesta lisää Alihankkijakennelin podcast-jaksossa it-freelancerin palkanmaksu.